کاربرد سامانه پیامک در فرمانداری

پیامک یکی از مهمترین ابزارهای ارتباطی در دوره ما است که امکان اطلاع‌رسانی و تعامل ساده و موثر با مخاطبان را فراهم می‌نماید. با وجود روش‌های ارتباطی گوناگون، استفاده از پیامک به دلیل ویژگی‌های قابل توجه بسیار گسترده است. سازمان‌های اداری مانند فرمانداری‌ها به طور معمول به اطلاع‌رسانی و تعامل با مردم نیازمند هستند. استفاده از پنل پیامکی برای فرمانداری یکی از تکنیک‌های موثر است که می‌تواند کار شما را از این جهت بسیار ساده و آسان نماید. امکاناتی که سامانه پیامکی در اختیار شما قرار می‌دهد باعث می‌شود که در وقت شما صرفه‌جویی شود و مخاطبان نیز به موقع محتوای لازم را دریافت نمایند. در این مقاله کاربردهای این روش برای فرمانداری و نحوه تهیه آن را بررسی می‌نماییم.

فرمانداری چه وظایفی را انجام می‌دهد؟

اگر با شرح وظایف فرمانداری آشنا شویم، کاربردهای پنل پیامکی برای فرمانداری نیز تا حدود زیادی روشن می‌شود. فرمانداری‌ها به عنوان عالی‌ترین نماینده دولت در هر شهرستان به شمار می‌آیند که انجام وظایف عمده دولتی در شهرستان و نظارت بر فعالیت ادارات متبوع وزارت کشور را بر عهده دارند. به طور کلی چک لیست وظایف فرمانداری شامل موارد زیر است:

• عالی‌ترین نهاد مسئول حفظ امنیت شهرستان
• شناسایی چالش‌های امنیتی شهرستان و برنامه‌ریزی برا حل آن‌ها
• نظارت بر فعالیت ادارات وزارت کشور مانند ثبت احوال و هواشناسی
• تشکیل شورای تامین شهرستان و نظارت بر اجرای مصوبات شورا
• تعیین حدود اختیارات و وظایف نهادهای امنیتی شهرستان
• نظارت بر راهنمایی و رانندگی و حسن اجرای قوانین
• نظارت بر امور گذرنامه و خدمت وظیفه عمومی
• بررسی و شناسایی چالش‌های اجتماعی، معضلات اشتغال و برنامه‌ریزی برای رفع آن‌ها
• تصویب قوانین لازم برای رشد اجتماعی و اقتصادی و توانمندسازی بانوان شهرستان
• تشکیل موقت یک رده نظامی یا انحلال آن بر اساس شرایط

نیاز به سامانه ارتباطی موثر در فرمانداری

همان‌طور که در شرح وظایف فرمانداری مشخص است بخش عمده‌ای از فعالیت‌های این نهاد معطوف به نظارت بر اجرای صحیح قوانین و هماهنگی بین دستگاه‌های مختلف شهرستان است. این وظایف نیاز به یک سیستم ارتباطی موثر و سریع را به خوبی نشان می‌دهد. به ویژه در شرایط بحرانی که نیاز به ارتباط فوری است اهمیت این سامانه روشن می‌شود. پنل پیامکی برای فرمانداری یکی از رایج‌ترین ابزارهایی است که ادارات دولتی مانند فرمانداری جهت رفع این نیاز استفاده می‌کنند. در ادامه در مورد پنل پیامکی و کاربردهای آن بیشتر توضیح خواهیم داد.

پنل پیامکی چیست؟

از زمانی که پیامک به عنوان یک روش ارتباط متنی فراگیر شد، شرکت‌هایی با هدف ارسال پیامک انبوه به مخاطبان نیز ایجاد شد. پیامک انبوه غالبا برای بازاریابی شرکت‌ها یا اطلاع‌رسانی برنامه‌های عمومی استفاده می‌شد. کم کم سرویس‌های اینترنتی به وجود آمدند که مجموعه کاملی از خدمات پیامکی را ارائه می‌کردند. ارسال پیامک انبوه فقط یکی از کاربردهای این سرویس‌ها بود. این سرویس‌ها که امروزه آن‌ها را با نام پنل پیامکی می‌شناسیم، امکان ارسال خودکار پیام‌های از پیش تعیین شده، امکان تنظیم زمان ارسال پیامک‌ها، امکان برگزاری نظرسنجی پیامکی و تحلیل نتایج، امکان اتصال به سایت، امکان شخص‌سازی پیام‌ها و… را برای مشترکان فراهم آوردند. این امکانات پنل پیامکی برای فرمانداری بسیار کارآمد و مفید است.

بیشتر بدانید : امکانات پنل پیامکی

مزایای استفاده از پنل پیامکی برای فرمانداری

به طور قطع پنل پیامکی بهترین روش ارتباط نهادهای اداری به مخاطبان خود است. برخی از ویژگی‌های این روش که می‌تواند آن را از سایر روش‌ها متمایز کند به شرح زیر است.

برقراری ارتباط موثر و سریع با مردم شهر

شبکه پیامک، گسترده‌ترین شبکه ارتباطی در کشور است. امروز به طور قطع می‌توان گفت بیش از ۹۵ درصد مردم تلفن همراه دارند. بنابراین مخاطبان بالقوه شما بسیار زیاد و گسترده است. با ارسال پیامک انبوه به شهروندان می‌توانید مطمئن باشید که محتوای مورد نظر شما به همه مردم خواهد رسید. علاوه بر این پیامک سریع‌ترین روش ارتباطی با مردم شهر است. شما با چند کلیک و صرف چند دقیقه می‌تواند پیام خود را به حجم پرشماری از مردم برسانید. از طرفی مخاطبان نیز پیامک را سریع‌تر از هر روش دیگری مطالعه می‌کنند. جالب است بدانید اغلب پیامک‌ها در کمتر از ۵ دقیقه باز می‌شوند.

افزایش شفافیت و ارتباط دوطرفه با مردم

یکی از انتظارات مردم از نهادهای دولتی شفافیت با مردم است. ارائه گزارش مناسب از روند اقدامات و فعالیت‌هایی که انجام می‌دهید می‌تواند موجب رضایت و اعتماد مردم شود. طبعا اطلاع‌رسانی فعالیت‌ها به کمک روش‌هایی مانند چاپ کاغذی، سایت و… نمی‌تواند به خوبی همه مردم را با اقدامات شما آشنا کند. اما پنل پیامکی برای فرمانداری علاوه بر اینکه این امکان را را فراهم می‌سازد، شرایط ارتباط دوطرفه با مردم را نیز مهیا می‌کند. به کمک پنل پیامکی می‌توانید نظرسنجی برگزار کنید تا انتظارات و بازخورد مردم را بسنجید.

کاهش هزینه‌ها و زمان برای ارتباط با مردم

اجاره یک بیلبورد می‌تواند هزینه چند میلیون برای شما داشته باشد. در حالی که احتمالا حجم بالایی مردم اصلا به آن توجه هم نخواهند کرد. چاپ بروشور نیز می‌تواند هزینه قابل توجهی داشته باشد. اما پیامک یک روش فوق‌العاده ارزان است. ارسال چند هزار پیامک به اندازه یک روز اجاره بیلبورد نیز هزینه نخواهد داشت؛ در حالی که دامنه مخاطبان شما را نیز افزایش می‌دهد.

بیشتر بدانید : پیامک خدماتی

علاوه بر صرفه‌جویی در هزینه، استفاده از پنل پیامکی برای فرمانداری باعث صرفه جویی در وقت شما نیز خواهد شد. تصور کنید لازم باشد که زمان مراجعه به فرمانداری را به ۱۰۰ نفر از مخاطبان اطلاع دهید. انتخاب تماس تلفنی می‌تواند یک روز یا بیشتر از وقت و انرژی شما را هدر دهد. در حالی که پیامک فقط به چند دقیقه زمان نیاز دارد. بدین صورت می‌توانید وقت پرسنل خود را صرف کارهای مهمتری نمایید.

ایجاد شخصی سازی پیامک‌ها

سامانه پیامکی این امکان را برای شما فراهم می‌آورد که پیام‌ها را متناسب با مخاطبان شخصی‌سازی کنید. علاوه بر اینکه می‌توانید لیست شماره تلفن‌ها را بر حسب نیزا خود دسته‌بندی کنید، می‌توانید محتوای هر پیام را برای هر فرد سفارشی کنید. برای مثال می‌توانید تنظیمات پنل را طوری انتخاب کنید که در متن پیامک نام مخاطب ذکر شد و اطلاعات مربوط به خود او به صورت خودکار ارسال شود.

کاربردهای پنل پیامکی برای فرمانداری

سامانه پیامکی می‌تواند برای اهداف گوناگونی در فرمانداری مورد استفاده قرار گیرد. بعضی از رایج‌ترین استفاده‌های آن به شرح زیر است.

اطلاع‌رسانی در مورد رویدادهای شهری و ملی

پیامک سریع‌ترین روشی است که می‌توانید برای اطلاع رسانی در مورد رویدادهای شهرستان یا مناسبت‌های ملی و مذهبی استفاده کنید. در شرایط فوری که نیاز است مخاطب سریعا آگاه شود (مثلا رویدادی که فردا برگزار می‌شود) هیچ روشی مانند پیامک موثر نیست.

یادآوری مهلت‌ها و مراحل مختلف درخواست‌های شهروندی

در موارد بسیاری ممکن است لازم باشد که به مخاطبان در مورد روند رسیدگی به درخواست‌هایشان اطلاع داده شود. ممکن است نیاز داشته باشید که به شهروندان در مورد زمان مراجعه، مهلت ثبت‌نام و… اطلاع دهید. پنل پیامکی برای فرمانداری علاوه بر اینکه بستر مناسبی برای این کاربرد است، امکان تنظیم ارسال خودکار این پیام‌ها را نیز دارد. شما می‌توانید با اتصال پنل به سایت، ارسال خودکار پیامک‌های از پیش تعیین شده را در مراحل مختلف درخواست‌ها فعال کنید.

اطلاع‌رسانی درباره قوانین جدید و تغییرات مهم در سیاست‌های شهری

همان‌طور که ذکر شد فرمانداری با مجموعه گسترده‌ای از ادارات دیگر در ارتباط است و لازم است که بر فعالیت آن‌ها نظارت کند. در بعضی موارد که قوانین دستخوش تغییر می‌شود یا سیاست‌های جدید اتخاذ می‌گردد می‌توانید این موضوع را به راحتی با پیامک به سایر مسئولان در ادارات دیگر اطلاع دهید. این کاربرد برای اطلاع‌رسانی قوانین و هشدارها به مردم نیز قابل استفاده است.

برگزاری نظرسنجی و اطلاع از نیاز و انتظارات مردم

یکی از مواردی که می‌تواند اعتماد و رضایت مردم را جلب نماید، شرکت دادن آن‌ها در اموری است که به آن‌ها مربوط است. در بسیاری از موارد می‌تواند برنامه‌های اداری را به گونه‌ای تنظیم کرد که بیشترین نیاز را از شهروندان برطرف ساخته و انتظارات آنان را برآورده سازد. به کمک پنل پیامکی برای فرمانداری می‌توانید هرگونه نظرسنجی برگزار کرده و از مردم بخواهید نظر خود را با ارسال عدد مربوطه اعلام نمایند. به کمک قابلیت پنل می‌توانید پاسخ‌ها را دسته‌بندی کرده و نتایج را تحلیل نمایید.

ارسال اطلاعات مربوط به فیش حقوقی کارمندان

بخش حسابداری می‌تواند به کمک پنل پیامکی برای فرمانداری اطلاعات حساب کارمندان را ارسال نماید. این پیامک می‌تواند شامل مجموع پرداختی، کسورات، وام‌ها و… غیره باشد. بخش عمده‌ای از این محتوا قابل تنظیم خودکار است و نیاز به نوشتن دستی و صرف وقت و انرژی نیست. همچنین می‌توانید به انتهای پیامک یک لینک اضافه کنید تا کارمند شما جزئیات فیش حقوقی خود را مشاهده کند.

بیشتر بدانید : پیامک تبلیغاتی

نحوه پیاده‌سازی سامانه پیامک در فرمانداری

برای اینکه پنل پیامکی و استفاده از آن را آغاز کنید باید مراحل زیر را طی نمایید. این مراحل طولانی نیست و خودتان یا به کمک یک کارشناس می‌توانید انجام دهید.

۱- انتخاب سامانه پیامک مناسب

اولین موضوع انتخاب یک سامانه پیامکی مناسب است. پنل‌های زیادی در بازار وجود دارد اما همه آن‌ها ممکن است برای نیازهای فرمانداری مناسب نباشند. پنل پیامکی برای فرمانداری باید در قدم اول یک رابط کاربری ساده و راحت داشته باشد. به طوری که هر کارمندی بخواهد با آن کار کند بتواند به راحتی فضای آن را درک نماید. توجه به امکانات موجود در پنل از موارد دیگری است که باید به آن دقت کنید. یک پنل مناسب برای فرمانداری باید امکان ارسال پیامک انبوه، امکان ارسال خودکار پیامک، امکان تنظیم زمان ارسال، امکان ایجاد نظرسنجی، امکان ارائه گزارش عملکردی و… غیره را داشته باشد. همچنین پشتیبانی قوی و امکان شارژ سریع حساب از مزیت‌های یک پنل مناسب است.

۲- طراحی پیام‌های مناسب برای ارسال

برای تنظیم متن مناسب پیامک وقت بگذارید. پیامکی که از طرف فرمانداری ارسال می‌شود نباد ظاهر تبلیغاتی داشته باشد. پیامک باید با ادبیات رسمی باشد. همچنین محتوای آن واضح و به دور از پیچیدگی باشد.

۳- برنامه‌ریزی و اجرای کمپین‌های پیامکی

بهتر است که برای خود یک استراتژی پیامکی داشته باشید. مخاطبان را دسته بندی کنید و لیست‌های ارسال جداگانه‌ای بسازید. مثلا کارمندان را بر حسب اداره مطبوعشان تقسیم کنید، لیست شماره موبایل از محلات و روستاهای متخلف داشته باشید و… همچنین باید به این سوالات پاسخ دهید که چه خدماتی قرار است اطلاع‌رسانی شود؟ شیوه ارتباط مردم از طریق پنل چگونه باشد؟ و…

نکات مهم در استفاده موثر از پنل پیامکی

برای اینکه بیشترین استفاده را از پنل پیامکی برای فرمانداری ببرید دقت در رعایت نکات زیر می‌تواند مفید و کاربردی باشد:

• واضح و ساده بنویسد: متن پیامک فرمانداری باید ساده و واضح باشد. محتوای پیچیده باعث می‌شود مخاطب سریع آن را ببند. در عین حال متن شما نباید پیامک‌های بازاریابی باشد.
• به زمان ارسال پیام‌ها دقت کنید: بهترین زمان برای ارسال پیامک اطلاع‌رسانی بین ۱۰ تا ۱۲ صبح و همچنین ۱۸ تا ۲۰ عصر است. این زمان می‌تواند بیشترین نرخ مطالعه را داشته باشد و مخاطبان در مورد محتوای پیام با اطرافیان خود صحبت کنند.
• قابلیت ارسال خودکار را فراموش نکنید: این قابلیت به تنهایی می‌تواند ۸۰ درصد در وقت شما صرفه جویی کند. به علاوه مطمئن خواهید بود که پیامک‌ها در زمان مناسب به دست مخاطبان خواهد رسید.

جمع بندی

فرمانداری‌های بالاترین نماینده دولت در هر شهرستان محسوب می‌شوند که به طور مستقیم زیر نظر استانداری فعالیت می‌کنند. فرمانداری وظیفه نظارت بر ادارات زیر مجموعه وزارت کشور مانند ثبت احوال، هواشناسی و نیروی انتظامی را دارد. همچنین مسئول برقرار نظمو امنیت شهر، تصمیم‌گیر درباره سیاست‌های امنیتی شهرستان و برگزاری جلسات شورای تامین است. این وظایف باعث می‌شود که فرمانداری نیاز ویژه‌ای به هماهنگی و اطلاع‌رسانی داشته باشد. پنل پیامکی برای فرمانداری می‌تواند گزینه ایده‌آلی برا انواع اطلاع‌رسانی و تعامل با شهروندان یا همکاران باشد.

پیامک ارزان‌ترین روش ارتباطی، فوری‌ترین و دارای بیشترین مخاطب در کشور است. فرمانداری می‌تواند از این ابزار برای ارتباط موثر با شهروندان، اطلاع‌رسانی در مورد رویدادهای ملی و شهری، یادآوری زمان مراجعه یا مهلت ثبت‌نام، اطلاع‌رسانی در مورد وضعیت درخواست‌ها و… استفاده نماید. به علاوه پنل پیامکی به شما این امکان را می‌دهد که پیامک خودکار ارسال نمایید و در وقت و انرژی پرسنل خود صرفه‌جویی کنید. همچنین قابلیت برگزاری نظرسنجی و تحلیل نتایج آن به کمک پنل فراهم است. برای اطلاعات بیشتر و تهیه پنل پیامکی برای فرمانداری با ما تماس بگیرید.