نقش پیامک در ارتباطات درون سازمانی

ارسال پیامک تبلیغاتی به مشتری به قدری کاربرد و فایده دارد که بسیاری از کسب و کارها از نقش پیامک در ارتباطات درون سازمانی غافل مانده‌اند! شاید برای شما هم عجیب و یا جدید باشد اما ارسال پیامک انبوه به کارمندان یا کارکنان یک شرکت و سازمان هم به همان اندازه می تواند روی رشد و رونق آن سازمان تأثیر داشته باشد. به همین دلیل است هم کسب و کارها باید از خدمات پیامک انبوه برای جلب رضایت کارکنان و مشتریان و برقراری ارتباطات با هردو استفاده کنند. به همین دلیل هم لازم دیدیم تا در این مطلب به طور ویژه به نقشی که پیامک و ارسال آن به کارکنان و کارمندان در ارتباطات درون سازمانی دارد، اشاره کرده و با هم این موضوع مهم را بررسی کنیم. پس اگر گرداننده یک تیم تجاری و یا مدیر یک سازمان یا شرکت هستید، این مطلب برای شماست!

ارسال پیامک در ارتباطات درون سازمانی چه کاربردی دارد؟

پیش از انکه مزایای ارسال پیامک انبوه به کارمندان و کارکنان یک سازمان یا شرکت را بررسی کنیم، بهتر است برای بررسی نقش پیامک در ارتباطات درون سازمانی، به سراغ کاربردهای آن برویم. در ادامه با برخی از مهم ترین کاربردهای ارسال پیامک به خصوص پیامک انبوه به کارمندان و کارکنان یک شرکت یا سازمان آشنا می شویم:

دسترسی به پیام ها در هر زمان و هر مکان 

با ارسال پیامک انبوه، کارکنان می توانند در هر شرایط و هر زمانی پیام مورد نظر را دریافت کنند. چه در دفتر باشند، چه در تعطیلات و یا بیرون از یک جلسه، فرقی ندارد؛ در هر صورت  در سریع‌ترین زمان ممکن اعلان های مهم را دریافت می کنند. استفاده از پیامک های انبوه به وسیله پنل پیامکی این امکان را به مدیر یا رئیس یک سازمان می دهد تا مطمئن باشد که هشدارها و اطلاعیه های مهم همیشه توسط کارکنانش دریافت و به آن ها پاسخ داده می شود. بنابراین با استفاده از پیامک محدودیت های جغرافیایی و زمانی برای دسترسی بین کارکنان کاملاً برداشته می شود.

کانال ارتباطی مقرون به صرفه

ارسال پیامک نسبت به تمام راه های ارتباطی دیگر، یک راه حل ارزان و مقرون به صرفه است. به‌جای هدر دادن پول برای چاپ سربرگ و پیش نویس، بخشنامه برای کارکنان، یا وقت گذاشتن برای بازدید حضوری از آن ها، می توان از طریق پیامک، پیام‌رسانی فوری کرد. این روش علاوه بر صرفه جویی در هزینه نامه نگاری باعث امنیت بیشتر ارتباطات نیز می شود. چراکه این اطلاعات مستقیماً به تلفن‌های همراه کارکنان تحویل داده می ‌شود.

ارتباطات تجاری سریع و کارآمد

پیامک های انبوه یکی از آنی ترین و موثرترین راه ها برای دسترسی به گروه های بزرگی از مردم است. مطالعات اخیر نشان می دهد که 95 درصد پیامک ها تنها در عرض 3 دقیقه باز می شوند. بنابراین می ‌توان به محض نیاز به اعلان جمعی، یک پیامک نوشته و آن را به صورت همزمان به تمامی کارکنان ارسال کرد. به همین دلیل هم می توانید مطمئن باشید که پیام های شما به سرعت به مخاطبان هدف می رسد.

ارسال به‌روزرسانی‌ها 

درست مانند پیامک های اطلاع رسانی و خدماتی در بازاریابی پیامکی، پیامک های درون سازمانی نیز برای ارسال یادآوری‌ها، اطلاعات، اعلان‌های مهم و جمعی و هشدارها گزینه بسیار عالی هستند. همچنین می ‌توان از آن‌ ها برای برنامه‌ریزی یادآوری جلسات، تاریخ‌ رویدادهای مهم شرکت و غیره استفاده کرد. به علاوه می ‌توانید سرویس پیامک داخل سازمانی را راه‌اندازی کنید تا در صورت آماده شدن فیش‌های حقوقی و ارسال آن ها یا اطلاعیه‌هایی درباره تعطیلی دفاتر به دنبال شرایط نامساعد جوی، به کارکنان خود اطلاع دهید. این موضوع از دردسر ارسال پیام‌های متنی به هر فرد به صورت جداگانه جلوگیری کرده، احتمال عدم دریافت پیام یا تاخیر در ارسال آن را کاهش داده و درنهایت سرعت تعامل کارکنان را افزایش می ‌دهد.

بیشتر بدانید : پیامک تبلیغاتی

دسترسی به کارکنان خارج از سازمان

این روزها که فریلنسری و دورکاری رونق پیدا کرده است، بسیاری از سازمان ها و شرکت ها برخی از نیازهایشان را برون سپاری کرده و به دست دورکارها یا فریلنسرها می سپارند. همچنین بسیاری از شرکت ها به صورت ریموت کار می کنند. در چنین شرایطی نقش پیامک در ارتباطات درون سازمانی کاملاً حس می شود. پیامک ها یک راه عالی برای دسترسی به کارکنان خارج از سازمان و شرکت هستند. چراکه از این طریق می توانید به آسانی جزئیات مهم را فوراً برای آن ها ارسال کنید و از تماس های طولانی با کارکنانی که مستقیماً با ارابا رجوع در ارتباط هستند، اجتناب کنید. 

دریافت بازخورد کارکنان 

علاوه بر ارسال اعلان‌ها و اطلاعیه ها، استفاده از پیامک راهی عالی برای دریافت بازخورد و پاسخ‌های کارکنان است. خواه برای دریافت بازخورد و پیشنهادات کارکنان در مورد بهبود بخشی از کسب و کار باشد یا به عنوان یک سرویس محرمانه در صورت بروز مشکلاتی که باید به مدیر بخش گزارش شود. فراموش نکنید که بسیار محتمل است که کارمندان از طریق پیامک بازخورد خود را ارسال کنند زیرا دردسر کمتری نسبت به صحبت رودررو یا نوشتن یک ایمیل طولانی دارد. شما نیز برای سهولت کار می توانید از ارسال لینک نظرسنجی های کوتاه یا پرسشنامه هایی استفاده کنید که به سرعت تکمیل می شوند. 

بیشتر بدانید : پنل پیامکی برای سازمان ها و مدیران

مزایای ارسال پیامک در ارتباطات درون سازمانی

تا به اینجا با کاربرد و نقش پیامک در ارتباطات درون سازمانی آشنا شدیم. اما این تمام ماجرا نیست! استفاده و ارسال پیامک برای برقراری ارتباط و تعانل با کارمندان و کارکنان یک سازمان، مزایای بی شماری برای آن سازمان، مدیر و کارمندان و در نهایت رشد و پیشرفت آن کسب و کار دارد. بنابراین این شما و این مزایای ارسال پیامک در ارتباطات درون سازمانی:

مشارکت کارکنان

ارتباط موثر در یک کسب و کار زمانی شکل می گیرد که همه کارکنان احساس کنند که بخشی از شرکتی هستند که برای آن کار می کنند. وقتی کارکنان احساس می کنند که تصمیمات بدون نظر یا دانش و تخصص آن ها گرفته می شود، باعث تضعیف روحیه آن ها و در نهایت عدم رغبت به ادامه کار با آن مجموعه منجر می شود. هنگامی که اطلاعات یا تغییرات به شکل مناسب و سریع به آن ها منتقل شود، بدون شک بسیار مولدتر خواهند بود. بنابراین ارسال پیامک انبوه به کارکنان این امکان را می دهد که احساس مشارکت بیشتری با کل مجموعه و سازمان داشته باشند.

تحویل و یادآوری پروژه ها و وظایف 

یکی دیگر از مزایای ارسال پیامک در ارتباطات درون سازمانی، تحویل و یادآوری پروژه ها و وظایف  در سریع‌ترین و آسان ترین شکل ممکن است. همانطور که بازاریابی پیامکی برای تأیید رزرو و یادآوری موعد پرداخت برای مشتریان مفید و کاربردی است، ارسال پیامک برای واگذاری کار به کارکنان نیز مؤثر است. ارسال پیامک به کارکنان و مدیریت نشان می‌دهد یک کار یا پروژه به چه شخصی محول شده است و حتی می ‌توان آن را به پایگاه داده شرکت نیز پیوند داد تا پس از تکمیل، کارها نهایی و چک شود. به علاوه می توان پیامک دیگری برای مدیریت ارسال کرد تا از اتمام کار مطلع شود. بنابراین نقش پیامک در ارتباطات درون سازمانی را می توان به عنوان یک یادآور در پروسه انجام یک پروژه نیز در نظر گرفت.

بیشتر بدانید : پیامک خدماتی

ارسال به موقع هشدارهای اضطراری 

نیاز به ارسال هشدار اضطراری به همه کارکنان اتفاقی است که ممکن است برای همه سازمان ها پیش بیاید. مسائل پیش بینی نشده مانند قطع برق، مسائل ایمنی، تغییرات فوری در ساعات کار، از کار افتادن سیستم ها و غیره همگی نمونه های خوبی از پیام هایی است که باید با پیامک ارسال شوند تا به موقع و سریع به دست تمامی کارکنان برسند. بنابراین ارتباطات در شرایط بحرانی می ‌تواند به طور موثر مدیریت شود تا اوضاع را کاملاً تحت کنترل نگه دارد.

استفاده در برنامه های آموزشی

تسهیل حضور و دسترسی کارکنان یک سازمان به برنامه های آموزشی نمونه خوبی از نقش پیامک در ارتباطات درون سازمانی است. در طول زندگی کاری یک کارمند، همیشه برنامه های آموزشی اجباری برای رشد فردی و کاری او در سازمان وجود خواهد داشت. مدیران سازمان یا شرکت ها می تواننند با ارسال پیامک همه کارکنان خود را با برنامه های آموزشی، تغییر تاریخ، یادآوری ها و غیره به روز نگه دارند. کارکنان حتی می توانند از تلفن همراه خود برای رزرو دوره های آموزشی استفاده کرده و مدیران هم از رزرو آن ها مطلع شوند.

از سوی دیگر در کسب و کارهای امروزی، سمینارهای آموزشی زیادی وجود دارد که کارکنان جدید می توانند در آن شرکت کرده و خود را با شغل و تیم جدید کاری خود هماهنگ کنند. کسب‌وکارهای بزرگ هم اغلب به دنبال ارائه تجربه گسترده‌تری به کارکنان برای ارتقای زندگی کاری هستند. همه کارگاه ها و سمینارها را می توان با استفاده از پیامک انبوه به همه کارکنان اطلاع داد و یا لینک مطالب اضافی را از این طریق برای آن ها ارسال کرد.

تبریک و قدردانی

محتوای پیامک انبوه درون سازمانی نباید همیشه در مورد کار باشد. خوب است که برای جشن گرفتن با کارمندان خود و ابراز قدردانی آن ها نیز وقت بگذارید. بنابراین اگر صاحب یک کسب و کار یا مدیر سازمان هستید، می توانید با ارسال پیامک تبریک سال نو، سالروز تولد و یا مناسب های خاص به یاد کارکنان خود باشید و از این طریق از آن ها قدردانی کنید. 

وقتی می ‌دانید تیم شما به حمایت بیشتری نیاز دارد، پیام‌های دلگرم‌کننده ارسال کنید یا زمانی که به اهداف خود می ‌رسند، یک پیام متنی تبریک ارسال کنید. بنابراین یکی از بزرگترین مزایای ارسال پیامک در ارتباطات درون سازمانی؛ ایجاد رابطه صمیمانه تر و عمیق تر بین کارکنان و مدیران است.

بیشتر بدانید : پیام تبریک رسمی و ادبی روز کارمند

ردیابی هدف و نظارت بر عملکرد

ابزارهای بازاریابی پیامکی مانند پنل پیامکی، آنقدر جامع هستند که حتی می توانید از آن ها برای پیگیری عملکرد تیم خود استفاده کنید. در مدت کوتاهی پس از ارسال پیامک انبوه، می ‌توانید ببینید که چه تعداد از پیامک های ارسالی را خوانده‌اند. خوشبختانه پیامک یکی از بهترین ابزارهایی است که نه تنها اطلاعات ردیابی بلکه معیارهای مناسب را برای کمک به شما در بهبود ارتباطات فراهم می کند. به کمک امکانات و خدماتی که پنل های پیامکی در اختیار کاربران خود قرار می دهند، داده ها می توانند به همان اندازه که شما نیاز دارید دقیق یا خاص باشند! اگر کارمندانی دارید که پیامک‌هایشان را نمی‌خوانند، به درخواست‌های پیامک پاسخ نمی‌ دهند یا عمل نمی ‌کنند، می‌ توانید آن ها را شناسایی کرده و فکر راه چاره باشید. یکی دیگر از مزایای ارسال پیامک درون سازمانی، امکان ردیابی و دریافت پاسخ از سوی کارکنان است. برای مثال در صورت استفاده از پیامک انبوه برای برنامه‌ریزی قرار ملاقات‌ها، آموزش‌ها یا جلسات مهم؛ می ‌توانید لینکی به متن پیامک اضافه کنید تا کارکنان آن را تکمیل کرده و بدین ترتیب نشان دهند که در رویداد مذکور شرکت خواهند کرد یا خیر.

بیشتر بدانید : بازاریابی پیامکی

یادآوری تغییر شیفت 

اگر برخی از پرسنل یا کارکنان شما به صورت شیفتی کار می کنند، می توانید به راحتی و با استفاده از امکانات پنل پیامکی خود، به آن ها پیامک یادآوری ارسال کنید. با استفاده از یک سیستم ارسال پیامک خودکار می توان برنامه شیفت‌های تعیین‌شده برای کارکنان را ارسال کرد. همچنین استفاده از برخی امکانات پنل پیامکی مثل ارسال پیامک براساس زمانبندی باعث می شود تا مدیران یادآوری تغییر شیفت، موعد عوض کردن شیفت، تغییرات در زمان تحویل شیفت و موارد اینچنینی را در یک زمان مشخص و از پیش تعیین شده برای کارکنان خود ارسال کنند. 

از سوی دیگر اگر یک کارمند نیاز به درخواست تغییر یا تعویض شیفت داشته باشد، می تواند درخواست خود را از طریق پیامک ارسال کند. این کار را می توان با ارسال پیام به یک شماره تعیین شده یا استفاده از یک کلمه کلیدی یا کد خاص برای اطلاع رسانی به سیستم انجام داد. مدیر یا سرپرست تیم نیز می تواند درخواست تغییر شیفت را از طریق سامانه پیامکی دریافت و درخواست را تأیید یا رد کند. بنابراین یکی دیگر از مزایا و نقش پیامک در ارتباطات درون سازمانی، کمک به ارتباط سریع و با برنامه ریزی و مسئولیت پذیری بیشتر اعضای تیم کاری است.

امکان ارسال هدفمند 

ممکن است تصور کنید که پیامک انبوه راهی برای ارتباط با کل نیروی کار است اما اینچنین نیست. در واقع ارسال اس ام اس انبوه را می توان به صورت هدفمندتر و دقیق تر نیز انجام داد. یکی از مزایای پنل پیامکی امکان دسته بندی مخاطبان یا گیرندگان پیامک ها و ارسال هدفمند آن ها است.

در حقیقت همه کارکنان را می توان به هر نحوی که مناسب کسب و کار باشد، دسته بندی کرد. رایج ترین راه برای جداسازی نیروی کار بر اساس موقعیت یا تیم کاری است. به عنوان مثال، ممکن است بخواهید پیام خود را فقط به کارکنان بخش حسابداری ارسال کنید و یا به کارکنان بخش فروش برگزاری یک جلسه را یادآوری کنید. با تقسیم بندی مخاطبان خود، می توانید اطمینان حاصل کنید که کارکنان شما فقط اطلاعات مورد نیاز خود را دریافت می کنند. این به نوبه خود باعث می شود که آنها نسبت به پیامک ها بیشتر پاسخگو باشند.

در آخر

برخلاف تصور اشتباهی که اکثر افراد دارند، ارسال پیامک انبوه فقط شامل ارسال پیامک تبلیغاتی نمی شود! در واقع از این سیستم ارسال پیامک می توان درون یک سازمان یا شرکت بزرگ نیز استفاده کرد و از مزایای آن بهره برد. در این مطلب شما را با نقش پیامک در ارتباطات درون سازمانی و مزایای آن آشنا کردیم. مطالعه این مطلب را به تمام کسانی توصیه می کنیم که به دنبال رشد و ترقی سازمان و برقراری ارتباط بیشتر و کارآمدتر بین اعضای تیم و کارکنان خود هستند. اگر شما نیز تجربه یا نظری در این زمینه دارید، خوشحال می شویم آن را در اختیار ما و سایر مخاطبان این صفحه قرار دهید.