کاربرد سامانه پیامک برای کتابخانه – ارسال پیامک از طریق نرم افزار مدیریت کتابخانه

کتابخانه‌ها از مراکزی هستند که با توسعه تکنولوژی تغییرات قابل توجهی داشته‌اند. در حدود یک دهه پیش همه فعالیت‌های کتابخانه‌ای به صورت دستی انجام می‌شد و طبعا وقت و انرژی زیادی می‌طلبید. اما امروزه با الکترونیک شدن سیستم‌های کتابخانه اغلب فعالیت‌های کتابخانه‌ای با چند کلیک قابل انجام است. در میان همه روش‌های مدرن، کاربرد سامانه پیامک برای کتابخانه‌ها بیش از سایرین بوده است. کتابخانه‌ها معمولا وظایفی را برعهده دارند که با کاربران و مخاطبان زیادی سروکار دارد. به همین دلیل مسئله اطلاع‌رسانی در این مراکز اهمیت قابل توجهی پیدا می‌کند. استفاده از پیامک به دلیل مزایا و کاربردهایی که دارد معمولا بر دیگر روش‌های اطلاع‌رسانی ترجیح داده می‌شود. در این مقاله با کاربردهای این تکنیک برای کتابخانه و روش تهیه آن بیشتر آشنا می‌شویم.

وظایف کتابخانه‌ها و اهمیت ارتباط با اعضا

کتابخانه‌ها انواع مختلفی دارند و می‌توانند شامل کتابخانه‌های عمومی، کتابخانه‌های سازمانی، کتابخانه‌های دانشگاهی و… شوند. کتابخانه‌ها می‌توانند به صورت کاملا دولتی، نیمه دولتی یا مردم نهاد باشند. در گذشته کتابخانه‌ها صرفا کتاب‌های چاپی را ارائه می‌دادند، اما امروزه بعضی کتابخانه‌ها مجهزتر آثار الکترونیکی، شنیداری و تصویری را نیز ارائه می‌کنند. همین مسئله گسترش خدمات، کاربرد سامانه پیامک برای کتابخانه را بیشتر می‌کند. اما به هرحال کتابخانه شما با هر حجمی و از هر نوعی، می‌تواند از مزایای این روش استفاده کند. به طور عمومی می‌توان گفت که وظایف کتابخانه‌ها شامل موارد زیر است:

• تهیه کتاب‌های مفید برای کتابخانه بر حسب نیازها و درخواست‌های شهروندان
• گردآوری سایر اسناد کتابخانه‌ای مانند مقالات، مجلات، اسناد خطی و قدیمی
• حراست از منابع موجود کتابخانه
• ایجاد شرایط مناسب و ساکت برای مطالعه و تحقیق
• امانت دادن کتاب و سایر منابع کتابخانه‌ای به اعضا
• پیگیری برگشت منابع امانت داده شده
• تهیه منابع مرجع و ارائه به درخواست‌کنندگان
• حفظ و حراست از تولیدات علمی و فرهنگی مراکز (ویژه کتابخانه‌های دانشگاهی و سازمانی)
• اجرای برنامه‌های علمی، فرهنگی و آموزشی برای متقاضیان
• اجرای برنامه‌های تابستانه برای کودکان
• راهنمایی مراجعه کنندگان و اطلاع‌رسانی در مورد منابع درخواست شده

سامانه پیامکی چیست؟

پیامک کاربردهایی بسیار زیادتر از آنچه به نظر می‌آید دارد. شاید روزی که پای پیامک به شبکه تلفن همراه باز شد کسی تصور نمی‌کرد که دو دهه بعد استفاده از آن اینقدر متنوع و گسترده باشد. اولین بار با ظهور سرویس‌های پیامک انبوه پای تبلیغات شرکت‌ها و اطلاع‌رسانی مراسمات به این حوزه باز شد. اما کم کم این امکانات توسعه یافت و امروز یک پنل پیامکی مجموعه مختلفی از کاربردها را در اختیار شما می‌گذارد. کاربرد سامانه پیامک برای کتابخانه امروز بسیار بیش از ارسال پیامک انبوه برا اطلاع‌رسانی رویدادها است. این تکنیک به شما امکان می‌دهد که پیام‌های خودکار ارسال نمایید، آن‌ها را مطابق هر مخاطب شخصی‌سازی کنید،‌ پنل پیامکی را به سایت کتابخانه متصل کنید و ده‌ها کاربرد دیگر که در ادامه به آن اشاره می‌کنیم. چیزی که سامانه پیامکی را خاص می‌کند مزایایی که است که در قیاس با سایر روش‌های اطلاع‌رسانی ارائه می‌دهد.

مزایای استفاده از سامانه پیامک در کتابخانه

ویژگی‌های که پیامک دارد باعث می‌شود که شما به عنوان مسئول کتابخانه بیشترین بهره را از آن ببرید. بعضی از مهمترین مزایای این تکنیک شامل موارد زیر است.

بهبود ارتباط با اعضای کتابخانه و افزایش رضایت آن‌ها

هر کتابخانه‌ای به وجود و ارتباط اعضای آن زنده است. طبعا کتابخانه‌ای که مراجعه‌کننده ندارد به یک مرکز کم رونق و بی‌حاصل تبدیل می‌شود. حفظ ارتباط با اعضا یکی از مهمترین دستورالعمل‌هایی است که کتابخانه‌ها باید مد نظر داشته باشند. پیامک یک روش کم تهاجم است که موجب آزار و درگیر کردن ذهن و وقت مخاطب نیز نمی‌شود. اغلب مردم دریافت پیامک را به دریافت تماس تلفنی ترجیح می‌دهند. بنابراین با ارسال پیامک‌های لازم ضمن حفظ ارتباط خود با اعضا، موجبات رضایت آن‌ها را نیز فراهم کنید.

کاهش هزینه‌ها و زمان برای ارتباط با اعضای کتابخانه

به طور قطع می‌توان گفت که پیامک ارزان‌ترین روش ارتباطی در کشور است. هزینه هر پیامک بسیار ناچیز است و ارسال چند هزار پیامک هم هزینه چندانی ندارد. در حالی که اگر بخواهید برای اطلاع‌رسانی یک رویداد بیلبورد اجاره کنید ممکن است هزینه‌ای چند برابری برای شما داشته باشد و در نهایت پیام شما نیز به تعداد کمتری از مردم برسد. کاربرد سامانه پیامک برای کتابخانه از لحاظ زمان نیز بسیار به صرفه است. طی چند دقیقه می‌توانید یک پیامک را به جمعیت زیادی ارسال کنید؛ در حالی همین اطلاع‌رسانی با تماس تلفنی وقت و انرژی زیادی از شما خواهد گرفت. 

افزایش تعامل و تبادل اطلاعات با اعضای کتابخانه

پیامک می‌تواند یک روش تعامل دو طرفه باشد. در بخلاف بسیاری از روش‌های اطلاع‌رسانی که امکان دریافت نظرات مخاطبان وجود ندارد. شما می‌توانید از مخاطبان بخواهید که به طور مستقیم انتظارات، انتقادات و پیشنهادهای خود را به شما بفرستند یا با ایجاد نظرسنجی، از آن‌ها بخواهید اعداد معرفی شده را ارسال نمایند. به کمک کاربرد سامانه پیامکی برای کتابخانه می‌توانید پاسخ‌ها را دسته‌بندی و گزارش کاملی دریافت کنید.

بیشتر بدانید : پیامک خدماتی

پیامک فوری است

اگر می‌خواهید مخاطب شما خیلی زود اطلاعیه شما را ببینید از پیامک استفاده کنید. مطالعات نشان می‌دهد که نزدیک به ۱۰۰ درصد پیام‌ها خواند می‌شوند و بیش از ۸۰ درصد مشترکین پیام‌ها را ظرف چند دقیقه باز می‌کنند. بنابراین در شرایطی که نیاز به اطلاع‌رسانی فوری است یا مثلا وقتی مهلت تحویل کتاب پایان یافته است، می‌توانید به کمک پیامک، خیلی زود مخاطبان خود را مطلع کنید.

حجم مخاطبان گسترده

به لطف گسترش شبکه تلفن همراه، امروزه در هر خانه‌ای چند خط سیم کارت موجود است. بنابراین شما یک شبکه مخاطبان بسیار بزرگ در مقابل خود دارد. برای مثال اگر می‌خواهید برای کلاس‌های تابستانه کودکان در یک شهر ۲۰ هزار نفری اطلاع‌رسانی کنید؛ با ارسال دو هزار پیامک می‌توانید مطمئن باشید که بیش از ۷۰ درصد مردم از اطلاعیه شما آگاه خواهند شد. از این جهت نیز کاربرد سامانه پیامک برای کتابخانه بسیار چشمگیر است.

امکان ارسال پیام خودکار

یکی از مزایای قابل توجه پنل پیامکی این است که مي‌توان ارسال پیام‌ها را به صورت خودکار درآورد. بخش زیادی از پیام‌ها شامل اطلاعات کتب، تاریخ تحویل و… می‌توانند با یک تنظیم ساده و اتصال به نرم افزار کتابخانه، به صورت خودکار به مخاطبان ارسال شوند. با تنظیم پیامک خودکار علاوه بر صرفه جویی در وقت و هزینه، مطمئن خواهید بود که پیام‌ها در زمان مناسب به دست مخاطبین خواهد رسید.

کاربرد سامانه پیامک برای کتابخانه

همان‌طور که در ابتدای مقاله گفتیم کاربردهای پیامک به قدری گسترده شده است که در ابتدا به هیچ وجه قابل تصور نبود. بعضی از کاربردهای پنل پیامکی برای کتابخانه‌ها می‌تواند شامل موارد زیر باشد.

یادآوری تاریخ برگزاری رویداد‌های کتابخانه

یکی از انواع کاربرد سامانه پیامک برای کتابخانه این است که رویدادهایی که برگزار می‌شود را اطلاع رسانی کنید. مخاطب این پیامک‌ها بسته به نوع رویداد می‌تواند اعضای کتابخانه یا عموم مردم باشند.

اطلاع‌رسانی در مورد کتاب‌های جدید و منابع دیگر

اگر امکانات جدید به کتابخانه اضافه کرده‌اید می‌توانید به کمک پیامک آن را به اعضای خود اطلاع دهید.

یادآوری تاریخ انقضای کتاب‌های امانت داده‌شده

می‌توانید برای یادآوری تاریخ تحویل کتاب‌های امانت داده شده از پیامک استفاده کنید. همچنین اگر این تاریخ گذشته باشد و عضو کتاب را تحویل نکرده باشد می‌تواند پیامک هشدار جریمه ارسال کنید. مزیت پنل پیامکی این است که همه این پیام‌ها می‌توانند به صوت خودکار و بدون دخالت شما ارسال شوند.

اطلاع‌رسانی در مورد کتاب‌های درخواستی

ممکن است گاهی یکی از اعضا کتابی را درخواست کند که موجود نباشد یا توسط فرد دیگری به امانت برده شده باشد. می‌توانید با ثبت درخواست فرد در سیستم خود، به محض حاضر بودن کتاب درخواستی پیامکی به فرد متقاضی ارسال شود.

بیشتر بدانید : پیامک تبلیغاتی

نحوه پیاده‌سازی سامانه پیامک در کتابخانه

راه اندازی و استفاده از اقسام کاربرد سامانه پیامک برای کتابخانه کار دشواری نیست. برای اقدام باید مراحل زیر را طی کنید.

۱- انتخاب سامانه پیامک مناسب

انتخاب یک پنل مناسب اهمیت بالایی در موفقیت‌آمیز بودن کمپین‌های اطلاع‌رسانی شما دارد. باید قبل از انتخاب به دقت ویژگی‌های پنل مورد نظر خود را بررسی کنید. زیرا همه سامانه‌های پیامکی موجود در بازار برای کتابخانه‌ها مناسب نیستند. اولین ویژگی که باید لحاظ کنید وضعیت ظاهری و نحوه دسترسی به آیکون‌ها است. طراحی پنل باید ساده و قابل فهم باشد؛ به نحوی که هر کارمند جدید بتوانید خیلی زود کار کردن با آن را یاد بگیرد. در قدم دوم به امکانات پنل توجه کنید. یکی از الزامات کاربرد سامانه پیامک برای کتابخانه این است که قابلیت اتصال به نرم‌افزار کتابخانه را داشته باشد. امکانات دیگری مانند تعیین زمان ارسال پیامک‌ها، امکان دسته‌بندی لیست مخاطب‌ها و سفارشی سازی پیامک‌ها نیز باید مورد توجه قرار گیرد. همچنین به امکان شارژ سریع حساب و پشتیبانی فنی پنل توجه کنید.

۲- اتصال سامانه پیامک به نرم افزار مدیریت کتابخانه

بعد از انتخاب پنل مناسب لازم است که آن را به نرم افزار مدیریت کتابخانه متصل نمایید. به لطف این امکان که سامانه پیامک در اختیار شما می‌گذارد مدیریت ارسال پیامک‌های خود و شخصی سازی شده بسیار ساده‌تر می‌شود. پس از اتصال پنل، شما می‌توانید به طور خودکار برای مخاطبان پیامک احراز هویت در لحظه ورود، پیامک حاوی اطلاعات کتاب‌های امانت داده شده، پیامک تایید تحویل کتاب‌ها، پیامک تاخیر تحویل کتب، پیامک میزان بدهی و جریمه و پیامک‌ها خاص افراد را با توجه به فعالیت‌های آنان ارسال نمایید. همه این پیامک‌ها به طور خودکار ارسال می‌شود.

۳- طراحی پیام‌های مناسب برای ارسال

در این مرحله دیگر می‌توانید از انواع کاربرد سامانه پیامک برای کتابخانه استفاده کنید. با این حال لازم است که متن پیامک‌های آماده که به صورت خودکار ارسال می‌شوند را نوشته و وارد سامانه کنید. برای تولید متن‌های خوب به اندازه کافی وقت بگذارید. متن‌های پیامک کتابخانه باید دوستانه بوده و در عین حال مانند پیامک‌های تبلیغاتی نباشد. متن پیامک باید واضح و به دور از پیچیدگی باشد.

۴- تعیین استراتژی مناسب

لازم است که برای ارسال پیامک‌ها یک برنامه و رویه مشخص داشته بشید. البته ممکن است در ابتدا این موضوع کمی مبهم به نظر بیاید اما نگران نباشید. کم کم و با آزمون و خطا متوجه می‌شوید که چه پیام‌هایی مورد نیاز مخاطب است و انتظارات او را برآورده می‌سازد. به تدریج باید به یک برنامه بهینه برسید و به این پرسش‌ها پاسخ دهید که چه اطلاعاتی را باید به مخاطب بفرستم؟ هر چند وقت یک بار باید با مخاطب ارتباط گرفت؟ پیامک‌های نظرسنجی را چگونه طراحی کنم؟

بیشتر بدانید : بازاریابی پیامکی

نکاتی برای افزایش کاربرد سامانه پیامک برای کتابخانه‌ها

برای اینکه بهره خوبی از پنل پیامکی ببرید لازم است که برخی نکات فنی را مدنظر قرار دهید. این نکات می‌تواند شامل موارد زیر باشد:

• زمان ارسال پیامک‌ها: به ساعت ارسال پیامک‌ها دقت نمایید. هیچ کس دوست ندارد در زمان استراحت پیامک دریافت کنید. سعی کنید در زمان‌های پرترافیک روز مانند ساعت ۱۰ تا ۱۲ یا آغاز شب پیام بفرستید که بازخورد خوبی دریافت کنید.
• بازخورد بگیرید: گاهی نظرسنجی برگزار کنید و از مخاطبان بخواهید در مورد نحوه اجرای برنامه‌های کتابخانه نظر و انتظارات خود را بگویند. پنل پیامکی این امکان را فراهم کرده است که نتایج نظرسنجی را تحلیل و بررسی کنید.
• شخصی سازی کنید: با امکاناتی که سامانه پیامکی در اختیار شما می‌گذارد حداکثر استفاده را از شخصی‌سازی ببرید. برای مثال می‌توانید در پیامک‌ها از نام مخاطب استفاده نمایید که تاثیر به سزایی در جلب توجه او خواهد داشت.
• حفظ رویه کنید: اگر محتوا را رسمی می‌تونیسید همیشه این سبک را حفظ کنید. اگر دوستانه می‌نویسید نیز این رویه را نگهدارید. رفت و آمد بین لحن رسمی و دوستانه باعث تخریب وجهه شما خواهد شد.

نتیجه گیری

با گذشت بیش از ۲۰ سال از ظهور پیامک در کشور ما، این روش همچنان به صرفه‌ترین و موثرترین روش اطلاع‌رسانی است. کتابخانه‌ها می‌توانند از این تکنیک برای اطلاع رسانی و تعامل بیشتر با مخاطبان خود استفاده نمایند. پیامکی یک روش اطلاع‌رسانی و تبلیغاتی بسیار ارزان است؛ در مقابل مي‌تواند به صورت فوری هزاران نفر را از پیام شما آگاه کند. این موضوع به خصوص در شرایطی که نیاز به اطلاع‌رسانی فوری است بسیار کارآمد است. کاربرد سامانه پیامک برای کتابخانه می‌تواند شامل اطلاع‌رسانی در مورد رویدادها، اطلاع‌رسانی در مورد کتاب‌های جدید کتابخانه و تعامل با اعضا در مورد تاریخ تحویل کتاب، هشدار تاخیر و.. باشد.

برای دریافت بازخورد خوب از این روش باید نسبت به تهیه یک پنل خوب با پشتیبانی قوی دقت داشته باشید. برای مشاوره بیشتر و تهیه پنل پیامکی می‌توانید با ما تماس بگیرید.