پاسخ خودکار به پیامک دریافتی: راهنمای کامل برای کسب‌وکارها

فرض کنید مشتری‌ای برای شما پیامکی برای پرسیدن قیمت یا درجریان قرار گرفتن جشنواره‌های فروشگاه فرستاده است. او منتظر جواب است. حالا شما هم حسابی سرتان شلوغ است، شاید در حال رسیدگی به سفارش‌ها یا هماهنگی با تأمین‌کنندگان هستید و امکان ندارد که همین حالا به همه پیام‌ها برسید. اینجاست که پاسخگوی خودکار پیامکی به کمک شما می‌آید و بدون نیاز به دخالت شما، با یک پیام دقیق و از پیش آماده، پاسخ مدنظر شما را برای مشتریان ارسال میکند. با پشتیبانی و پاسخگوی فوری می‌توانید بدون اینکه نیروی اضافه‌ای استخدام کنید یا زمان بیشتری صرف کنید مشتریانتان را راهنمایی کنید. این مقاله برای شماست اگر می‌خواهید بدانید چطور می‌توانید بدون اینکه همیشه پای تلفن باشید، در ۲۴ ساعت شبانه‌روز با آنها در ارتباط بمانید. این راهنمایی است که هر کسب‌وکاری امروز به آن نیاز دارد. تا انتها با ما باشید.

پاسخگوی خودکار پیامکی چیست؟

پاسخگوی خودکار پیامکی، یک ابزار هوشمند است که به طور خودکار به پیامک‌های دریافتی پاسخ می‌دهد. این سیستم، پیام‌های دریافتی را بررسی کرده و بر اساس کلمات کلیدی یا عبارات مشخص، پاسخ مناسب را انتخاب و ارسال می‌کند.

منشی پیامکی چطور کار می‌کند؟

سازوکار منشی پیامکی به این صورت است که در ابتدا، شما کلیدواژه‌هایی مثل قیمت، لغو یا یک عدد را برای آن تعریف می‌کنید. سپس برای هر کدام از این کلمات کلیدی، یک نمونه پیامک آماده تعیین می‌شود. هنگامی که یک پیامک حاوی کلمات تعیین شده برای شما ارسال شود، منشی به‌صورت خودکار پیامک آماده را برای او خواهد فرستاد.

مزایای پاسخ خودکار به پیامک چیست؟

برخی از مهم‌ترین مزایای استفاده از منشی پیامکی عبارت‌اند از:

• افزایش رضایت مشتریان: با پاسخگویی سریع و مؤثر به پیام‌ها، مشتریان احساس می‌کنند که برای شما مهم هستند و این امر به افزایش رضایت آن‌ها منجر می‌شود.
• صرفه‌جویی در زمان و هزینه: با خودکارسازی فرایند پاسخگویی، کسب‌وکارها می‌توانند در زمان و هزینه نیروی انسانی صرفه‌جویی کنند.
• دسترسی ۲۴ ساعته: مشتریان می‌توانند در هر ساعت از شبانه‌روز به کسب‌وکار شما دسترسی داشته باشند و پاسخ سؤالات خود را دریافت کنند.
• افزایش بهره‌وری: با استفاده از منشی پیامکی، کارمندان می‌توانند بر روی وظایف مهم‌تر تمرکز کنند.
• افزایش میزان فروش: پاسخ خودکار به پیامک می‌تواند به افزایش فروش نیز کمک کند. برای مثال، می‌توانید از آن برای ارسال پیام‌های تبلیغاتی و تخفیفات ویژه استفاده کنید.
• جمع‌آوری اطلاعات مشتری: با تحلیل پیام‌های دریافتی، می‌توانید اطلاعات ارزشمندی در مورد نیازها و علایق مشتریان خود جمع‌آوری کنید.
• افزایش اعتبار برند: پاسخگویی سریع و مؤثر به پیام‌های مشتریان، به افزایش اعتبار برند شما کمک می‌کند.

نحوه پیاده سازی پاسخ خودکار به پیامک

برای پیاده‌سازی سیستم پاسخگوی خودکار به پیامک، ابتدا باید یک پنل پیامکی مانند پنل پیامکی سیگنال را تهیه کنید. این پنل به شما امکان می‌دهد تا شماره اختصاصی دریافت کرده و پیام‌های دریافتی را مدیریت کنید.

سپس باید قوانین پاسخگویی را تنظیم کنید. این قوانین شامل تعیین کلمات کلیدی، تعیین پاسخ‌های پیش‌فرض برای هر کلمه کلیدی و تنظیم ساعات فعال‌بودن سیستم است.

با تعریف این قوانین، سیستم می‌تواند به‌صورت خودکار پیام‌های دریافتی را تحلیل کرده و پاسخ مناسب را ارسال کند. همچنین، می‌توانید از قابلیت‌های پیشرفته‌تر پنل پیامکی مانند ارسال پیام‌های گروهی، نظرسنجی و تحلیل آمار استفاده کنید.

بهترین روش ها برای استفاده از پاسخ خودکار به پیامک

برای پشتیبانی و پاسخگوی فوری به پیامک، لازم است پیامک تعریف شده کوتاه، واضح و کاربردی باشد. از عبارات ساده و روان استفاده کنید و به‌جای ارائه حجم زیادی از اطلاعات، مشتری را به سوی سایت یا صفحات شبکه‌های اجتماعی هدایت کنید. همچنین، برای برقراری ارتباط بهتر، می‌توانید از لحن صمیمانه و حتی محاوره‌ای بهره بگیرید.

نمونه ای از پیام های خودکار

در اینجا یک نمونه پیام متنی و پاسخ خودکار آورده شده است. شما می‌توانید از این نمونه ایده بگیرید و آن را برای کسب‌وکار خودتان شخصی‌سازی کنید.

فرض کنید یک نفر چند روز قبل، زمانی را برای قرار ملاقات با پزشک ثبت کرده و حالا بنا به دلایلی قصد دارد آن را تغییر دهد. منشی پیامکی شما، قبلاً برای او پیامی با این مضمون ارسال کرده است:

مسعود عزیز زمان ملاقات شما ثبت گردید. لطفا نیم ساعت پیش از زمان تعیین شده در مطب حضور داشته باشید.

لغو قرار ملاقات با ارسال کلمۀ «لغو»

جابه‌جایی زمان ملاقات با ارسال کلمۀ «تغییر»

حالا اگر فرد، عبارت لغو را ارسال نماید قرار ملاقات او با پزشک کنسل می‌شود و پیامکی مشابه این برای او ارسال می‌شود:

مسعود عزیز، قرار ملاقات شما با موفقیت لغو شد. برای تنظیم قرار بعدی، از طریق لینک یا شماره تماس زیر اقدام کنید.

اما اگر مشتری کلمۀ تغییر را ارسال کند، پیامک آمادۀ دیگری مبنی بر اطلاعات لازم برای تنظیم قرار ملاقات جایگزین برای او ارسال خواهد شد.

مسعود عزیز، جهت جابه‌جایی زمان ملاقات با پزشک، در تاریخ‌های […] و […] در ساعت […] با این شماره تماس بگیرید.

نتیجه گیری

پشتیبانی و پاسخگوی فوری، یکی از مهم‌ترین ویژگی‌هایی است که قادر است یک کسب‌وکار را از سایر کسب‌وکارها متمایز کند. استفاده از سیستم پیامک خودکار، به شما کمک می‌کند تا این کار را به‌سرعت و بهترین شکل ممکن انجام دهید.

اگر تا به امروز از این ابزار استفاده نکرده‌اید، شاید زمان آن رسیده که با تهیه یک پنل پیامکی خوب، آن را به کسب‌وکار خود اضافه کنید. پیشنهاد می‌کنیم با استفاده از پنل پیامکی سیگنال که امکانات متنوعی مانند تنظیم کلمات کلیدی، پاسخ‌های از پیش آماده و آمار و تحلیل‌های جامع را ارائه می‌دهد، بهره‌وری و رضایت مشتریان خودتان را افزایش دهید.