کاربرد پیامک برای مدیر منابع انسانی

منابع انسانی شامل تمام افرادی هستند که در یک مجموعه مشغول به فعالیت می‌باشند. در هر مجموعه، افرادی وظیفه مدیریت و کنترل منابع انسانی را برعهده دارند. افراد دیگری به عنوان متخصصین منابع انسانی، وظیفه بررسی و تحلیل عملکرد نیروهای انسانی را بر عهده خواهد داشت. مدیریت منابع انسانی امروزه بسیار پیچیده‌تر و سخت‌تر از زمان گذشته است. دامنه مسئولیت‌های متخصصین منابع انسانی نیز به صورت روزمره افزایش پیدا می‌کند.

 افرادی که در مجموعه‌های بزرگ کار می‌کنند، به خوبی می‌دانند که برقراری ارتباط و اعتمادسازی در میان کارکنان فعلی و بالقوه چقدر مهم است. ارتباط ضعیف کارکنان با یکدیگر یا با مافوق خود، ممکن است ضررهای مالی و اجتماعی بسیار زیادی برای کسب و کار ایجاد کند. برای اثبات این موضوع، یک نظر سنجی در بین ۴۰۰ شرکت انجام شد و نتیجه تحقیقات در بین بیش از ۱۰۰ هزار کارمند نشان داد که مراکزی که دارای ارتباط داخلی ضعیفی هستند، حداقل ۶۲ میلیون دلار نسبت به سایر مراکز سود سالانه خود را از دست داده‌اند.

 بنابراین، ارتباط بین کارکنان با یکدیگر یا با مسئولین بخش‌های مختلف در یک کسب و کار اهمیت بسیار زیادی دارد. ساده‌ترین راه برای ایجاد ارتباط در منابع انسانی، استفاده از پیامک است. در ادامه این مقاله قصد داریم به طور کامل درباره کاربرد پیامک برای منابع انسانی صحبت کنیم. بنابراین پیشنهاد می‌کنیم تا پایان این مقاله با ما همراه باشید. 

چرا پیامک بهترین راه ایجاد ارتباط برای منابع انسانی است؟

در عصر حاضر که ابزارهای پیشرفته برای ارتباط مردم با یکدیگر وجود دارد، می‌توان گزینه‌های مختلفی را برای ایجاد کانال‌های ارتباطی بین کارکنان در نظر گرفت. به عنوان مثال، ایمیل، برنامه‌های پیام رسان آنلاین یا اتاق‌های کنفرانس دیجیتال، نمونه‌هایی از کانال‌های ارتباطی کارکنان با یکدیگر هستند. علاوه بر این، پلتفرم‌ها یا سرویس‌های پیام رسان جدیدی نیز به صورت سالانه به مجموعه کانال‌های ارتباطی قبلی افزوده می‌شوند.

 همین موضوع شاید بسیاری از کسب و کارها را به اشتباه بیندازد تا از روش‌های جدیدتر و پلتفرم‌های پرطرفدار مانند تلگرام یا ایمیل برای ایجاد ارتباط بین کارکنان و منابع انسانی استفاده کنند. اما گاهی اوقات، حفظ اصول اولیه و ساده نگه داشتن مسائل کمک انتخاب مناسب‌تری خواهد بود. بنابراین، به جای اینکه برای ایجاد ارتباط از پلتفرم‌های پیچیده استفاده کنید، بهتر است گزینه‌های ساده‌تر مثل ارسال پیامک را در نظر بگیرید. استفاده از پیامک برای ایجاد ارتباط در منابع انسانی، قبلا آزمایش شده و نتایج آن در بسیاری از مقالات یا وبلاگ‌ها قابل مشاهده است.

 طبق یکی از آزمایشاتی که در گذشته انجام شده است، حدود ۹۸ درصد کارکنان پیام مشخصی را در بازه زمانی بسیار کوتاه دریافت کرده و تنها در مدت زمان ۹۰ ثانیه به آن پاسخ داده‌اند. بنابراین، ارسال پیامک برای منابع انسانی، یک راه مطمئن و سریع است.

بیشتر بدانید : کاربرد پنل پیامکی برای سازمان ها و مدیران

مقایسه پیامک با سایر کانال‌ های ارتباطی

 پیام‌های متنی یک ابزار مناسب برای ایجاد ارتباط در منابع انسانی است. پیامک متنی می‌تواند به کسب و کارها تضمین دهد که تمامی کارمندان پیام مورد نظر را دریافت می‌کنند و می‌توانند در زمان کوتاهی به آن پاسخ دهند. اگر بجای پیامک از روش‌های دیگر استفاده شود، ممکن است نتیجه چندان عالی به نظر نرسد. به عنوان مثال، اگر یک کسب و کار بخواهد از پیام رسان‌های آنلاین برای ایجاد ارتباط و انتقال اطلاعات استفاده کند، ممکن است تمامی کارمندان در یک زمان مشخص پیام مورد نظر را دریافت نکنند. 

زیرا تلفن همراه همه افراد در یک زمان به شبکه‌های اینترنتی اتصال ندارد. با توجه به اینکه کنترل و مدیریت منابع انسانی مسئولیت‌های بسیار زیادی دارد، بنابراین کسب و کارهای بزرگ و توسعه یافته باید به دنبال یک روش مناسب و سریع برای انتقال اطلاعات باشند تا از اتلاف وقت جلوگیری شود. اگر یک کسب و کار بخواهد از سایر پیام رسان‌ها برای انتقال اطلاعات استفاده کند، آنگاه موظف به پرداخت هزینه داده تلفن همراه به کارکنان خود خواهد بود.

 پرداخت چنین هزینه‌ای به صورت ماهانه بسیار دشوار است و از نظر اقتصادی به هیچ وجه مقرون به صرفه نیست. اما با کمک پیامک متنی، هر کسب و کار یک سیستم ارتباطی عالی و مقرون به صرفه در اختیار خواهد داشت. 

بیشتر بدانید : خط خدماتی

نکات نوشتن پیامک برای منابع انسانی 

همانطور که گفته شد، پیام متنی بهترین انتخاب برای ایجاد ارتباط بین کارکنان یک کسب و کار است. علاوه بر این، مسئولین هر کسب و کار می‌توانند از طریق پیامک متنی اخبار و اطلاعیه‌های مهم را به کارکنان منتقل کنند. 

یکی از بزرگ‌ترین مزایای استفاده از پیام کوتاه برای ایجاد ارتباط در منابع انسانی، این است که به مدیران منابع انسانی اجازه می‌دهد تا سریعا به کارکنان خود دسترسی پیدا کنند. با این حال، چند مسئله مهم هنگام نوشتن پیامک برای منابع انسانی باید مورد توجه قرار بگیرد که در ادامه برای شما بیان خواهد شد: 

• زمان ارسال پیامک 

یکی از مهم‌ترین مسائلی که مدیران منابع انسانی باید هنگام نوشتن پیامک به آن توجه کنند، زمان ارسال پیام به کارکنان است. اگر پیام متنی مورد نظر در زمان مناسب به کارکنان ارسال نشود، بازدهی لازم را نخواهد داشت. زیرا بیشتر کارکنان زمانی که مشغول انجام کار و فعالیت هستند، توجهی به تلفن همراه خود ندارند. 

بنابراین، مدیران منابع انسانی باید بهترین زمان را برای ارسال پیام کوتاه پیدا کنند. البته زمانی که لازم است پیام‌های فوری و اخبار مهم به کارکنان ارسال شود، مسئله زمان چندان مطرح نخواهد بود. اما اگر قصد ارسال پیام با محتوای آموزشی یا انگیزشی به کارکنان را دارید، بهتر است این کار را در زمان استراحت پرسنل یا هنگام برگزاری جلسات انجام دهید. 

بیشتر بدانید : پنل نمایندگی پیامک

• سریع، ساده، دقیق 

پیام متنی که برای منابع انسانی ارسال می‌شود، باید بسیار خلاصه و با مفهوم باشد. تنها در این حالت است که کارکنان می‌توانند آن را در سریع‌ترین زمان ممکن و بدون اتلاف وقت مطالعه کنند. بنابراین از حاشیه پردازی و اضافه گویی هنگام نوشتن پیام متنی پرهیز کنید. همچنین محتوای پیام متنی باید بسیار ساده باشد. استفاده از کلمات تخصصی یا کلماتی که ممکن است بیشتر کارکنان با آن آشنایی نداشته باشند، بازدهی لازم را نخواهد داشت.

 کلمات ساده و واضح بسیار موثر هستند و می‌توانند تاثیر گذاری بیشتری نسبت به جملات سنگین و پیچیده داشته باشند. همچنین محتوای پیام متنی باید کاملاً دقیق باشد. بنابراین از نوشتن جملات اشتباه (از نظر علمی یا املایی) پرهیز کنید.

• پیام قالب بندی شده آماده 

همانطور که گفته شد، مدیریت منابع انسانی مسئولیت‌های بسیار سنگین و پیچیده‌ای دارد. بنابراین در اکثر مواقع، مدیران زمان کافی برای آماده سازی پیامک و ارسال برای نیروهای انسانی را نخواهند داشت. بهترین راه حل برای صرفه جویی در زمان، طراحی چند پیام متنی قالب بندی شده آماده است. مدیران منابع انسانی می‌توانند در زمان استراحت این پیام‌ها را در یک قالب پیش فرض آماده کنند و در زمان‌های مشخص برای افراد مختلف ارسال کنند. البته امروزه سامانه‌ها یا سرویس‌های پیامکی طراحی شده‌اند که به مدیران منابع انسانی امکان می‌دهند تا پیام‌های خاصی را به صورت کاملاً زمانبندی شده برای کارکنان بفرستند.

بیشتر بدانید : امکانات پنل پیامکی

کاربرد پیامک برای منابع انسانی 

با توجه به اینکه ارتباط اجتماعی یک بخش جدایی ناپذیر از فعالیت‌های روزانه تمام منابع انسانی است، بنابراین مدیران و مسئولان منابع انسانی باید همواره از روش‌های خاصی برای افزایش تاثیرگذاری پیام‌های متنی در منابع انسانی استفاده کنند. پیامک متنی در بخش‌های مختلفی از منابع انسانی کاربرد دارد. اگر اطلاعات و اخبار مهم به صورت تک به تک به تمامی کارکنان یک مجموعه بزرگ منتقل شود، زمان بسیار زیادی تلف خواهد شد.

 علاوه بر این، انجام این کار بسیار پر هزینه است. زیرا در این حالت، مدیران منابع انسانی باید افرادی را برای اخبار اطلاعات مهم به کارکنان استخدام کرده یا این اطلاعات را از طریق تماس تلفنی به کارکنان منتقل کنند که هزینه بسیار زیادی را در بر خواهد داشت. تمامی این عوامل باعث شده‌اند که متخصصین منابع انسانی از یک راه حل ساده مانند پیام متنی استفاده کنند تا بتوانند تیم خود را به روز و مطلع نگه دارند. در ادامه، چند نمونه از کاربرد پیامک برای منابع انسانی را به شما معرفی می‌کنیم. 

• پیامک برای استخدام

یکی از انواع کاربرد پیامک برای منابع انسانی، هنگام استخدام کارکنان و افراد جدید است. این موضوع برای کسب و کارهای بزرگ و توسعه یافته که هر چند ماه یکبار به نیروهای جدید احتیاج دارند، اهمیت بسیار زیادی دارد. زیرا معمولاً این گونه کسب و کارها به دنبال روش‌هایی برای برقراری ارتباط با جویندگان کار هستند. در این حالت، ارسال پیام متنی برای متقاضیان جستجوی کار یک گزینه کاملاً مناسب خواهد بود. لیست شماره تلفن جویندگان کار را می‌توان به راحتی از شرکت‌های مخابراتی یا اداره کار هر منطقه دریافت کرد.

بیشتر بدانید : استخدام نیروی متخصص با پیامک

 در این حالت، تنها کاری که متخصصین منابع انسانی باید انجام دهند این است که یک پیام با محتوای مشخص آماده کرده و برای تمامی متقاضیان استخدام در سمت مورد نظر ارسال کنند. برای جلوگیری از هجوم افراد مختلف به محل کسب و کار و جلوگیری از اتلاف وقت، بهتر است محتوای پیام متنی بسیار کامل و جامع باشد. 

به عنوان مثال، سمت مورد نظر برای استخدام نیرو، تعداد ساعات کاری، میزان حقوق، شرایط استخدام و مواردی مانند این باید در پیام متنی قید شود. زمانی که جویندگان کار پیام متنی شما را دریافت کنند، می‌توانند با پشتیبانی کسب و کار تماس گرفته یا به صورت حضوری به محل کسب و کار مراجعه کنند.

• ورود کارکنان جدید 

یکی دیگر از انواع کاربرد پیامک برای منابع انسانی، هنگام ورود کارکنان جدید است. شما به راحتی می‌توانید از پیام متنی برای ایجاد ارتباط دو طرفه بین کارکنان جدید و سایر نیروها استفاده کنید. به عنوان مثال، زمانی که کارکنان در اولین روز کاری خود وارد مرحله کسب و کار می‌شوند، یک پیام خوش آمدگویی آماده کرده و از طرف تمامی مجموعه برای این دسته از اشخاص ارسال کنید. 

این کار باعث می‌شود تا کارکنان جدید احساس بهتری نسبت به محل کسب و کار خود داشته باشند و راحت‌تر با سایر افراد ارتباط برقرار کنند. این پیام خوشامدگویی ممکن است به شکل‌های مختلفی برای کارکنان جدید ارسال شود. به عنوان مثال، می‌توانید آدرس محل استراحت یا خرید نوشیدنی در نزدیکی محل کسب و کار را به همراه پیام خوش آمد برای کارکنان جدید ارسال کنید. 

بیشتر بدانید : خرید پنل پیامکی

• برنامه ریزی برای کارمندان 

دیگر کاربرد پیامک برای منابع انسانی، برنامه ریزی برای کارمندان است. فعالیت برخی از کسب و کارها به گونه‌ای است که باید به صورت هفتگی یا ماهانه برای کارکنان خود برنامه ریزی کنند. زیرا ممکن است وظایف کارکنان به صورت دوره‌ای تغییر کند. اگر فعالیت کسب و کار شما نیز اینگونه است، بنابراین انتخاب پیامک برای برنامه ریزی و ارسال برنامه هفتگی یا ماهانه برای کارکنان، گزینه کاملاً مناسبی خواهد بود. 

تنها کاری که باید انجام دهید، این است که یک برنامه هفتگی یا ماهانه برای کارکنان آماده کرده و برای تمامی پرسنل مجموعه ارسال کنید. همچنین این کار به کارکنان اجازه می‌دهد تا به صورت مستقیم به پیام پاسخ دهند و هرگونه تضاد یا مغایرت در برنامه خود را به شما اطلاع دهند. 

• واریز حقوق و دستمزد 

همانطور که می‌دانید، در روزهای پایانی هر ماه سوالات بسیار گوناگونی در رابطه با زمان ارسال حقوق، میزان حقوق و پاداش و مزایا وجود خواهد داشت. افرادی که باید به این سوالات پاسخ دهند، مسئولین امور مالی یا مدیران منابع انسانی هستند. 

پاسخگویی به تمامی سوالات کارکنان کار چندان ساده‌ای نیست و موجب اتلاف وقت و آسیب رسیدن به عملکرد کلی کسب و کار می‌شود. بنابراین، بهترین راه حل برای جلوگیری از اتلاف وقت، ارسال پیامک است. به عنوان مثال، قادر خواهید بود از پیامک برای تایید مرخصی، روز دقیق واریز حقوق و مواردی مانند این استفاده کنید.

• انتقال اطلاعات مهم 

برای انتقال اطلاعات مهم به کارکنان، دیگر نیازی به نصب تابلو اعلانات در مکان‌های شلوغ و پر رفت و آمد ندارید. همچنین دیگر نیازی نیست برای اطلاع رسانی کارکنان و انتقال اخبار مهم، جلسات غیر ضروری برگزار کنید. تنها کاری که باید در این شرایط انجام دهید، ارسال پیامک برای همه کارکنان است. 

محتوای پیام اطلاع رسانی ممکن است شامل هر چیزی باشد. به عنوان مثال، پاداش و مزایای جدید کسب و کار، فرصت‌های شغلی، تغییر سیاست‌های کاری و زمانبندی کسب و کار، نمونه‌هایی از اطلاعیه‌های مهم هستند که باید به کارکنان انتقال پیدا کنند. 

سخن پایانی

در این مقاله به طور کامل درباره کاربرد پیامک برای منابع انسانی صحبت شد. جدا از تمامی مواردی که در این مقاله ذکر شد، پیامک کاربردهای گوناگون دیگری نیز در منابع انسانی دارد. به عنوان مثال، برای یادآوری روزهای مهم و خاص به کارکنان می‌توان از پیام متنی استفاده کرد. 

همچنین یکی دیگر از کاربردهای پیام متنی برای منابع انسانی، نظرسنجی درباره مسائل خاص و مهم است. به طور کلی، با توجه به اینکه پیام متنی در هر شرایطی برای کارکنان ارسال می‌شود، بهتر است که متخصصین منابع انسانی به جای استفاده از سایر اپلیکیشن‌های پیام‌رسان آنلاین، از پیامک استفاده کنند.